법인카드는 기업 운영 과정에서 발생하는 비용을 투명하게 관리하기 위한 핵심적인 수단입니다. 하지만 단순히 카드를 사용하는 것만으로는 부족하며, 세무상 비용으로 인정받기 위해서는 올바른 증빙 절차를 거쳐야 합니다. 2024년을 지나 2025년 현재, 디지털 전환이 가속화되면서 종이 영수증 보관 의무가 대폭 완화되었으나 여전히 기업 규모와 업종에 따라 지켜야 할 원칙이 존재합니다. 지출 증빙이 누락될 경우 법인세법상 가산세가 부과되거나 비용 처리가 거부될 수 있으므로 정확한 규정을 숙지하는 것이 중요합니다.
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법인카드 증빙의 기본 원칙 상세 더보기
법인카드를 사용한 후 가장 먼저 확인해야 할 사항은 해당 지출이 업무와 관련이 있는지 여부입니다. 법인세법상 적격증빙에는 신용카드 매출전표, 세금계산서, 계산서, 현금영수증이 포함됩니다. 최근에는 카드사로부터 수집한 전자적 데이터가 국세청으로 자동 전송되기 때문에 별도의 종이 영수증을 풀칠하여 보관하는 관행은 사라지고 있습니다. 하지만 접대비 성격의 지출이나 3만 원 초과 거래에 대해서는 적격증빙 미수취 시 2%의 가산세가 발생할 수 있음을 유의해야 합니다. 업무 관련성을 입증하기 위해 지출 내역에 사용 목적, 대상자, 장소 등을 구체적으로 기록하는 습관이 필요합니다.
영수증 보관 및 디지털 증빙 방법 확인하기
과거에는 영수증을 5년간 보관하는 것이 필수였으나, 2024년 이후부터는 전자적 형태의 보관이 완전히 정착되었습니다. 카드사에서 발급하는 전자 매출전표는 그 자체로 법적 효력을 가지며, 많은 기업이 경비 관리 솔루션을 도입하여 영수증을 촬영하거나 앱 내에서 바로 전송하는 방식을 택하고 있습니다. 전자적으로 보관된 증빙 자료는 종이 영수증과 동일한 법적 지위를 가지므로 별도의 인쇄물 보관이 강제되지는 않습니다. 다만, 해외 결제 건이나 일부 간이과세 사업자와의 거래에서는 여전히 실물 영수증이 증빙의 핵심이 될 수 있으므로 업종별 내부 방침에 따라 관리해야 합니다.
지출결의서 작성 및 승인 절차 보기
법인카드 사용 내역이 국세청에 자동 등록된다고 해서 지출결의서 작성을 생략해도 되는 것은 아닙니다. 지출결의서는 해당 비용이 회사의 사업 목적을 위해 적절하게 집행되었음을 내부적으로 승인받는 문서입니다. 결제 금액, 결제 일시, 사용처뿐만 아니라 구체적인 사용 사유를 기재해야 향후 세무조사 시 업무 무관 비용으로 분류되는 리스크를 방지할 수 있습니다. 예를 들어 식대 지출의 경우 야근 식대인지, 거래처 미팅인지 명확히 구분하여 계정 과목을 설정해야 합니다. 최근에는 ERP 시스템과 연동되어 카드 사용 내역을 불러와 간편하게 결의서를 작성하는 방식이 보편화되었습니다.
법인카드 사용 시 주의해야 할 부적절 항목 신청하기
모든 지출이 법인카드로 결제되었다고 해서 비용 처리가 가능한 것은 아닙니다. 세무 당국은 사적 이용 가능성이 높은 항목에 대해 엄격한 잣대를 적용합니다. 주말이나 공휴일에 사용한 내역, 자택 근처 식당 이용, 유흥업소 및 사치품 구입 등은 원칙적으로 업무 관련성을 인정받기 어렵습니다. 이러한 항목을 무분별하게 법인카드로 결제할 경우 해당 임직원의 급여로 처분되어 근득세 부담이 늘어나거나, 법인 측면에서는 비용 부인 및 가산세 처분을 받을 수 있습니다. 만약 업무상 부득이하게 주말에 카드를 사용했다면 출장 명령서나 업무 일지 등 추가 증빙을 구비해야 합니다.
기업 규모별 증빙 관리 체계 비교표 확인하기
회사의 규모에 따라 관리 효율성을 높이는 방법은 다를 수 있습니다. 아래 표는 일반적인 기업들의 증빙 관리 방식을 비교한 것입니다.
| 구분 | 소규모 기업 (스타트업) | 중견 및 대기업 |
|---|---|---|
| 증빙 방식 | 홈택스 연동 및 수기 기록 | ERP 및 경비관리 솔루션 활용 |
| 보관 형태 | 전자파일 및 일부 실물 보관 | 100% 디지털 아카이빙 |
| 사후 검증 | 대표자 또는 회계 대행 검토 | 내부 감사 및 AI 자동 필터링 |
2025년 세법 개정 트렌드와 대응 전략 상세 더보기
2025년부터는 기업의 ESG 경영과 투명성 강화가 요구되면서 법인카드 사용에 대한 모니터링이 더욱 정교해지고 있습니다. 국세청의 빅데이터 분석 시스템은 과거보다 훨씬 세밀하게 사적 사용 의심 사례를 골라냅니다. 따라서 단순히 영수증을 챙기는 수준을 넘어, 사내 법인카드 사용 규정을 명문화하고 임직원 교육을 정기적으로 실시하는 것이 최고의 방어책입니다. 특히 접대비 명칭이 업무추진비로 변경된 이후, 해당 비용의 한도 내 집행과 적격증빙 수취 여부는 매년 법인세 신고 시 가장 먼저 검토되는 대상입니다. 자동화된 시스템을 통해 누락된 증빙을 실시간으로 체크하는 체계를 구축해야 합니다.
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자주 묻는 질문 FAQ
Q1. 점심 식사 영수증을 잃어버렸는데 카드 내역만으로 증빙이 되나요?
네, 법인카드 매출전표는 카드사 홈페이지나 홈택스에서 조회가 가능하므로 실물 영수증이 없어도 증빙으로 인정됩니다. 다만 내부 결재를 위해 지출결의서에 해당 내역을 남겨야 합니다.
Q2. 해외에서 사용한 법인카드는 어떻게 증빙하나요?
해외 사용분은 부가가치세 매입세액 공제 대상은 아니지만, 법인 비용으로는 인정됩니다. 해외 영수증이나 인보이스를 보관하고, 환율은 결제일 당시의 전신환매도율 등을 적용하여 원화로 환산해 기록합니다.
Q3. 법인카드로 가족 식사를 결제하고 지출결의서를 올리면 어떻게 되나요?
업무와 무관한 사적 비용을 법인 비용으로 처리하는 것은 횡령 또는 배임의 소지가 있으며, 세무조사 시 반드시 적발되는 항목입니다. 이는 비용 부인뿐만 아니라 가산세 및 사용자 급여 처분의 대상이 됩니다.
Q4. 개인카드를 업무에 쓰고 회사에서 보전받는 것도 증빙인가요?
업무와 관련하여 부득이하게 개인카드를 사용한 경우, 해당 영수증을 제출하고 회사가 비용을 정산해준다면 비용 처리가 가능합니다. 하지만 가급적 법인카드 사용을 원칙으로 하는 것이 관리에 용이합니다.
Q5. 영수증은 정말로 5년 동안 보관해야 하나요?
세법상 장부 및 증빙 서류의 보관 기간은 5년입니다. 그러나 전자 서류로 보관하는 것이 허용되므로 디지털 시스템에 저장되어 있다면 별도의 종이 영수증은 즉시 파기해도 무관합니다.